Governance, Verpflichtung und Engagement

Corporate Governance und Führungsstruktur

Die Führungs- und Organisationsstruktur der EVN wird im Corporate Governance-Bericht dargestellt; eine Übersicht der wesentlichen Unternehmensbeteiligungen findet sich hier.

Einbindung der Unternehmensführung und des höchsten Kontrollorgans in Nachhaltigkeitsthemen

Die laufende (Weiter-)Entwicklung der Strategie sowie die Erstellung und Überarbeitung von Unternehmensrichtlinien und -leitbildern erfolgen in der EVN durch den Vorstand in enger Abstimmung mit dem Aufsichtsrat. Dieser Prozess wird durch Lenkungsausschüsse und anlassbezogene Arbeitsgruppen zu unterschiedlichen Themenstellungen unterstützt. Für die Behandlung von Nachhaltigkeitsfragen wurde der CSR-Konzernausschuss eingerichtet, der sich aus dem gesamten Managementteam einschließlich des Vorstands konstituiert und sich damit an der europäischen Best Practice orientiert. Diese breite Aufstellung ermöglicht eine zielgerichtete Steuerung der CSR- Agenden und die stetige Abstimmung mit der Unternehmensstrategie und den Zielen der operativen Unternehmensbereiche.

• GRI-Indikator: Zuständigkeiten des Vorstands hinsichtlich wirtschaftlicher, ökologischer und gesellschaftlicher Auswirkungen, Risiken und Chancen (G4-42)

Ein weiteres Gremium, das dem Vorstand und dem Aufsichtsrat in Nachhaltigkeitsfragen beratend zur Seite steht, ist der Beirat für Umwelt und soziale Verantwortung. Dieser setzt sich aus unabhängigen externen und internen Experten sowie Personalvertretern zusammen. Für Fragen des sozialen Engagements kann der Vorstand weiters auf das Wissen von externen Experten zurückgreifen, die sich im Beirat des EVN Sozialfonds engagieren. Auch für die Stakeholdergruppe der Kunden wurde 2011 ein beratendes Gremium ins Leben gerufen, das sich der Intensivierung des Kundendialogs widmet: Der EVN Kundenbeirat setzt sich aus 24 Mitgliedern zusammen, die die Interessen der Kunden aus Niederösterreich vertreten. Dieser Beirat wird im Zweijahresrhythmus neu bestellt, zuletzt Anfang 2013. Zudem wird im regelmäßigen Prozess der Stakeholderbefragungen der direkte Dialog zwischen unterschiedlichen Stakeholdern und den Mitgliedern des Vorstands ermöglicht. In Form der aus den Befragungen abgeleiteten strategischen Handlungsfelder fließen die geäußerten Anliegen und Bedürfnisse unmittelbar in die Strategie der EVN ein.

• GRI-Indikator: Konsultationsverfahren zwischen Stakeholdern und dem Vorstand (G4-37)

Der Aufsichtsrat wird in einer jährlich stattfindenden Klausur umfassend zu aktuellen wirtschaftlichen, ökologischen und gesellschaftlichen Themen von Relevanz für die EVN informiert. Das Thema der Aufsichtsratsklausur im Geschäftsjahr 2013/14 war Compliance. Hinsichtlich kritischer Anliegen und Themenstellungen berichtet der Chief Compliance Officer zweimal jährlich im Rahmen des Prüfungsausschusses an den Aufsichtsrat. Weiters wird der Aufsichtsrat bei Vorliegen eines Anfangsverdachts auf Verstöße mit potenziell bestandsgefährdenden wirtschaftlichen Auswirkungen bzw. Reputationsschäden gesondert informiert. Eine Information des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats erfolgt bei Vorliegen eines Anfangsverdachts auf Verstöße mit potenziell wesentlichen wirtschaftlichen Auswirkungen bzw. Reputationsschäden. Bei Vorliegen eines Anfangsverdachts auf schwerwiegende Compliance-Verstöße, die alle Vorstandsmitglieder betreffen, bzw. bei Untätigkeit des Vorstands wird der Aufsichtsratsvorsitzende direkt eingeschaltet. In der Berichtsperiode wurden dem Aufsichtsrat keine kritischen Anliegen mitgeteilt.

• GRI-Indikatoren: Weiterentwicklung der Kenntnisse des Aufsichtsrats zu wirtschaftlichen, ökologischen und gesellschaftlichen Themen (G4-43); Mitteilungsverfahren kritischer Anliegen an den Aufsichtsrat (G4-49); Art und Gesamtzahl der kritischen Anliegen, (G4-50); Schulungen zur Korruptionsprävention (SO-4)

Die Stakeholder haben die Möglichkeit, sich im Rahmen der jährlich stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung zur Vergütung des Managements einschließlich der Vergütungspolitik zu äußern.

Mit Wirkung vom 1. Oktober 2010 wurde das Vergütungssystem für leitende Angestellte der EVN angepasst. Diese Anpassung setzte unter anderen folgende Schwerpunkte:

• Einbeziehung wertorientierter Kennzahlen
• Einbeziehung der nachhaltigen Entwicklung der jeweiligen Bereiche

• GRI-Indikator: Meinungsäußerungen der Stakeholder bezüglich der Vergütung des Managements (G4-53)

Ethik und Integrität

Die dynamische internationale Expansion der EVN in den vergangenen Jahren war auch mit neuen Herausforderungen hinsichtlich kultureller Vielfalt, Wertvorstellungen und Geschäftsethik verbunden. Zur Förderung einer gemeinsamen Unternehmenskultur über sprachliche Barrieren oder Landesgrenzen hinweg wurde der EVN Verhaltenskodex formuliert. Er verdeutlicht den Mitarbeitern wesentliche Prinzipien und Verhaltensregeln der EVN Unternehmenskultur und steht neben Deutsch auch in Englisch und in den Sprachen der Tochtergesellschaften – Bulgarisch, Mazedonisch und Russisch – zur Verfügung. Der EVN Verhaltenskodex wird laufend an die aktuellen Entwicklungen angepasst, insbesondere an die gesetzlichen Rahmenbedingungen. Seine Grundlagen bilden neben internen Organisationsvorschriften und gesetzlichen Bestimmungen folgende internationale Regelwerke:

• UN Global Compact
• Allgemeine Erklärung der Menschenrechte (UNO) und Europäische Konvention zum Schutz der Menschenrechte und Grundfreiheiten
• Dreigliedrige Grundsatzerklärung der ILO (International Labour Organisation) über multinationale Unternehmen und Sozialpolitik
• ILO-Erklärung über grundlegende Prinzipien und Rechte bei der Arbeit
• OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen
• OECD-Übereinkommen zur Bekämpfung der Bestechung ausländischer Amtsträger im internationalen Geschäftsverkehr
• Österreichischer Corporate Governance Kodex

• GRI-Indikator: Werte, Grundsätze, und Normen (G4-56)

Im Geschäftsjahr 2011/12 wurde die Compliance-Organisation der EVN überarbeitet, ebenso wurden grundsätzliche Festlegungen zum Aufbau eines Compliance-Management-Systems (CMS) getroffen. Für den Aufbau, die Führung und die Weiterentwicklung des CMS wurde die direkt dem Vorstand unterstellte Stabstelle Corporate Compliance Management (CCM) eingerichtet.

• GRI-Indikator: Interne und externe Verfahren zu Compliance und Integrität (G4-57)

• Für Details zur Compliance Organisation der EVN siehe Corporate Governance-Bericht

Umfassende Schulung der Mitarbeiter

Nach der konzernweiten Etablierung der überarbeiteten Compliance-Organisation im Geschäftsjahr 2012/13 lag der Schwerpunkt in der Berichtsperiode auf der Schulung der Mitarbeiter bzw. auf der Vorstellung der internen Verfahren zur Beratung bei sowie zur Meldung von Bedenken in Bezug auf ethisches und gesetzeskonformes Verhalten. Da die Führungskräfte als Ansprechpartner bei Compliancerelevanten Bedenken sowohl Vorbildwirkung als auch eine Schlüsselrolle in der Etablierung einer nachhaltigen Compliance-Kultur haben, wurden bereits im Oktober 2013 rund 100 Führungskräfte in fünfstündigen, interaktiv und dialogorientiert gestalteten Workshops für das Thema sensibilisiert. Die Führungskräfte der südosteuropäischen Töchter der EVN folgten im Zeitraum Februar bis April 2014.

Im Sinn einer möglichst starken Durchdringung des CMS setzten die Schulungen der Mitarbeiter sodann direkt auf jene der Führungskräfte auf. Dabei wurden den Mitarbeitern das CMS der EVN und alle damit in Zusammenhang stehenden Strukturen und Abläufe von dem für den jeweiligen Bereich zuständigen Compliance Officer erklärt. Die Mindestdauer dieser in Kleingruppen abgehaltenen Schulungen betrug 2,5 Stunden. Inhaltliche Grundlage war der in zehn Themenbereiche strukturierte Verhaltenskodex der EVN. Basierend auf der vorangegangenen Risikoanalyse lag der Fokus auf folgenden Themen, die anhand konkreter Anwendungsfälle aus der täglichen Praxis diskutiert wurden:

• Kunden
• Kapitalmarkt und Investoren
• Integrität und Vermeidung von Korruption
• Datenschutz und Vertraulichkeit

• GRI-Indikator: Gesamtzahl der Schulungsstunden von Mitarbeitern in Bezug auf die Menschenrechtspolitik und -verfahren der Organisation (HR2)

Als Schulungsunterlage wurde die Compliance-Box „Compliance. It´s good energy.“ entwickelt. Diese kann auch als Sammel- bzw. Nachschlagewerk genutzt werden und wurde sämtlichen Teilnehmern zu Beginn des Trainings ausgehändigt. Sie ist in Deutsch, Englisch, Bulgarisch, Mazedonisch und Russisch verfügbar. Besonderes Augenmerk lag bei den Compliance-Schulungen auf der Darstellung des vertraulichen und anonymen Hinweisgebersystems (Whistle Blowing), das bei der EVN zur Meldung von Bedenken in Bezug auf ethisch nicht vertretbares oder rechtswidriges Verhalten eingerichtet wurde. Das Hinweisgebersystem ist auch wesentlicher Inhalt der Compliance-Box. Sowohl Compliance-Trainings als auch Compliance-Box informieren im Detail über den Ablauf des Meldeverfahrens, auf das Mitarbeiter über das EVN Intranet und Geschäftspartner über die E-Mail-Adresse compliance@evn.at/mk/bg zugreifen können. Die Eingabemaske des Meldeverfahrens im EVN Intranet wird in erwähnten Sprachen verfügbar sein. Eine Konzernanweisung legt das Verfahren und den Umgang mit den gemeldeten Bedenken sowie den Schutz des Hinweisgebers gegen Vergeltungsmaßnahmen fest.

Bis zum Ende des Geschäftsjahres 2013/14 konnten rund 6.000 Mitarbeiter und mehr als 200 Führungskräfte in zehn unterschiedlichen Sprachen an mehr als 100 verschiedenen Orten zu den angeführten Inhalten geschult werden. Der Abschluss der Schulungen ist für das Ende des Kalenderjahres 2014 geplant.

Neue Compliance-relevante Inhalte und Themenbereiche werden laufend neu bewertet. Basierend auf der Risikobewertung werden diese gegebenenfalls aufbereitet und in geeigneter Form in die Compliance-Box integriert. Zur weiteren Vertiefung der Inhalte werden für besonders risikoexponierte Bereiche Spezialschulungen zu bestimmten Themen durchgeführt. Um das Thema regelmäßig anzusprechen und die bereits vermittelten Inhalte zu festigen, werden neben den im EVN Intranet abrufbaren Inhalten auch E-Learning- Tools für alle Mitarbeiter aufgesetzt. Auf Grundlage eines spezifischen Kommunikationsplans werden dadurch laufend Akzente zu aktuellen Compliance-Themen gesetzt.

• GRI-Indikatoren: Schulungen zur Korruptionsprävention (SO4); Meldung von Bedenken zu Integrität (G4-58)

• Der EVN Verhaltenskodex ist abrufbar unter www.evn.at/Verhaltenskodex.aspx

• Zur Kapitalmarktkommunikation der EVN siehe Aktionäre und Anleger,

CSR-Organisation

Die nachhaltige Ausrichtung der Unternehmensführung und davon abgeleitete Zielsetzungen sind zentrale Bestandteile der EVN Unternehmensstrategie. Die tatsächliche Einbindung von Nachhaltigkeitsaspekten wird durch den CSR-Konzernausschuss, dem auch die Mitglieder des Vorstands angehören, sichergestellt. Inhaltliche und organisatorische Unterstützung erfährt der Ausschuss durch das CSR-Beratungsteam, das als Schlüsselstelle und Bindeglied zwischen strategischer Entscheidung und operativer Umsetzung fungiert. Es unterstützt die Abteilungen bei der Entwicklung von Zielen, Maßnahmen und Standards, die in weiterer Folge vom CSR-Konzernausschuss genehmigt werden. Daneben zeigt es laufend aktuelle Trends und Entwicklungen im Themenfeld der Nachhaltigkeit auf. Das Corporate Social Responsibility Management wird nach außen durch den Sprecher des Vorstands vertreten.

Die Einbeziehung aller Unternehmenseinheiten und die Identifikation von weiteren CSR-Potenzialen werden durch die Nominierung von CSR-Verantwortlichen aus allen Fachbereichen sichergestellt. Sie tragen dafür Sorge, dass die bisherigen CSR-Aktivitäten regelmäßig reflektiert und aktuelle Entwicklungen sowie Verbesserungsansätze diskutiert und umgesetzt werden. Die Einbindung von CSR-Themen in den Alltag der Tochtergesellschaften der EVN in Bulgarien, Mazedonien, Kroatien und Deutschland wurde durch die Implementierung eigener CSR-Organisationen analog zum System in Österreich erreicht.

Im Geschäftsjahr 2013/14 wurde zur Überprüfung der strategischen Handlungsfelder und deren Priorisierung eine Stakeholderbefragung durchgeführt. Die Ergebnisse der Stakeholderbefragung führten zu einer Anpassung und Weiterentwicklung der EVN Wesentlichkeitsmatrix. Gemeinsam mit den Fachbereichen werden die Ergebnisse im Rahmen von CSR-Zielgesprächen diskutiert; dabei werden Ziele und Maßnahmen gegebenenfalls angepasst. Dies soll zu einer weiteren Vertiefung der CSR-Strategie, einer Verankerung im Kerngeschäft sowie zu einem jährlichen strukturierten Prozess der Einbeziehung von Stakeholdern führen. Darüber hinaus werden die CSR-Maßnahmen der einzelnen Unternehmenseinheiten jährlich einem Monitoring unterzogen. Im Berichtszeitraum wurden mit den CSR-Verantwortlichen im Rahmen eines Workshops zudem weitere Maßnahmen zur Erhöhung des CSR-Verständnisses sowie zur Veranschaulichung von CSR erarbeitet. Ein Ergebnis dieses Workshops war z. B. das Projekt zur Integration des Themas CSR in bestehende Schulungsprogramme. Zudem wurde eine Arbeitsgruppe zur Verbesserung des Verständnisses von menschenrechtlichen Anforderungen an die EVN eingerichtet.

• GRI-Indikatoren: Prozess des Nachhaltigkeitsmanagements – Verantwortungsbereiche und Umsetzungsprozess ausgehend vom höchsten Kontrollorgan (G4-35); Berichterstattung wirtschaftlicher, ökologischer und gesellschaftlicher Themen an das höchste Kontrollorgan (G4-36)

• Nähere Informationen zur CSR-Organisation finden Sie unter www.verantwortung.evn.at.

Beirat für Umwelt und soziale Verantwortung

Bereits im Jahr 1992 war der Umweltbeirat der EVN zur Beratung des Vorstands in Umwelt- und Nachhaltigkeitsfragen gegründet worden. 2006 wurde sein Beratungsumfang um Aspekte der sozialen Verantwortung erweitert und sein Name in Beirat für Umwelt und soziale Verantwortung geändert. Das 28 Mitglieder umfassende Gremium tritt jährlich zu zwei Sitzungen zusammen, bei denen aktuelle Themen diskutiert werden.

Im Geschäftsjahr 2013/14 lag der Fokus auf folgenden Themen:

• Strommarkt im Umbruch – Überschuss und Wettbewerb versus Knappheit und Staatseingriff
• Energiewende sowie Energie- und Klimaziele der EU
• Power to Gas – eine Technologie der Zukunft?
• Innovation in der Energiewirtschaft – die Rolle der EVN

• Eine Auflistung der Mitglieder findet sich unter Beirat für Umwelt und soziale Verantwortung

• sowie unter www.evn.at/Beirat-fur-Umwelt-und-soziale-Verantwortung.

EVN Sozialfonds

Ende September 2008 rief die EVN einen Sozialfonds ins Leben, um bestehende Sponsoring-Aktivitäten im Sozialbereich zu bündeln und transparent zu gestalten. Der EVN Sozialfonds ist auf die nachhaltige Unterstützung von Jugendinstitutionen in Niederösterreich fokussiert und mit 100.000 Euro jährlich dotiert. Über die Auswahl der Förderprojekte entscheidet ein Expertengremium, das sich zweimal pro Jahr trifft. Es besteht aus Mag. Gabriela Peterschofsky-Orange, Leiterin Kinder- und Jugendanwaltschaft Land NÖ, Dr. Helga Preitschopf, Land NÖ – Abteilung Soziales, Harald Wieser, Sozialarbeiter Jugendwohlfahrt, Elisabeth Baum-Breuer, Leiterin Landesjugendheim Pottenstein, und Caritas Präsident Dr. Michael Landau als Vorsitzendem. Die Empfehlungen zur Mittelverwendung an den Vorstand der EVN erfolgen einstimmig. In der Berichtsperiode wurden 20 Projekte unterstützt.

• Eine Auflistung der unterstützten Projekte findet sich im Kapitel Gesellschaft.

Kontrolle und Leistungsbeurteilung hinsichtlich Nachhaltigkeit

Neben der Einhaltung der Bestimmungen des Österreichischen Corporate Governance Kodex ist das wirkungsvollste Instrument zur Kontrolle der Nachhaltigkeitsleistung – und somit auch des Vorstands – der EVN der jährliche Prozess der Sammlung, Analyse, Auswertung, Zusammenfassung und Publikation von unternehmensweiten Daten und Fakten zur Nachhaltigkeitsberichterstattung nach GRI G4, Anwendungsebene „umfassend“.

Zudem hat die EVN das unabhängige Prüfinstitut TÜV SÜD beauftragt, ihre Nachhaltigkeitsleistung sowie den Ganzheitsbericht 2013/14, insbesondere die nach GRI G4 berichteten Inhalte und den GRI Index, für das Geschäftsjahr 2013/14 zu verifizieren. Im Rahmen dieser Verifizierung wurden auch die Mitglieder des Vorstands zu Fragestellungen der Nachhaltigkeit befragt. In Form des Management Letters des Prüfinstituts wurde ihnen sodann die externe Einschätzung der Nachhaltigkeitsleistung des Unternehmens mitgeteilt.

Die EVN Aktie wurde in den letzten Jahren in mehrere Nachhaltigkeitsindizes aufgenommen. Die in den Indizes abgebildeten Unternehmen werden regelmäßig umfassenden Prüfungen unterzogen. Schon seit 2002 zählt die EVN Aktie zum FTSE4Good Index und ist seit 2005 auch in der aus dem ESI Global und dem ESI Europe gebildeten Ethibel Sustainability Index-Gruppe (ESI) vertreten. 2005 wurde die EVN Aktie in den österreichischen Nachhaltigkeitsindex VÖNIX aufgenommen, der die hinsichtlich ihrer sozialen und ökologischen Leistungen führenden börsenotierten österreichischen Unternehmen vereint. Seit Dezember 2010 zählt die EVN Aktie auch zum ECPI Index und wird im ECPI Ethical Index EMU abgebildet.

Eine weitere Methode zur externen Überprüfung der Nachhaltigkeitsleistung stellt die stetige Ausweitung von EMAS-Zertifizierungen auf weitere Kraftwerke und Heizwerke dar. Mit der Auditierung des Wärmekraftwerks Korneuburg nach EMAS/ISO 14001 im März 2014 hat die EVN hier im Berichtszeitraum einen weiteren wichtigen Schritt gesetzt.

Die Konzernrevision der EVN berichtet direkt an den Vorstand sowie an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. In ihren Kompetenzbereich fällt die Prüfung von Vorgängen und Unternehmenseinheiten der EVN in Österreich, während in den Tochtergesellschaften in Bulgarien und Mazedonien eigene Revisionsabteilungen bestehen. Die von den Revisionsabteilungen durchgeführten Prüfungen erfolgen unter Beachtung der International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (IIA). Die im Geschäftsjahr 2013/14 festgestellten Beanstandungen wurden den Verantwortlichen mitgeteilt, zugleich wurden Verbesserungsmaßnahmen vorgeschlagen. Die Umsetzung der von der Unternehmensleitung beschlossenen Maßnahmen wird im Rahmen eines Follow-up-Verfahrens geprüft. Gravierende Beanstandungen, die die Strategie und Ziele des EVN Konzerns gefährden könnten, wurden nicht festgestellt.

• GRI-Indikatoren: Beurteilung der Leistung des höchsten Kontrollorgans bezüglich nachhaltiger Entwicklung (G4-44); Höchstes Komitee oder Position, die formell den Nachhaltigkeitsbericht prüft (G4-48)

• Der Bericht zur Internen Revision und zum Risikomanagement sowie Informationen zum Vergütungssystem der EVN finden sich im Corporate Governance-Bericht.

Unterstützung externer Initiativen

Seit 2012 ist die EVN auch im Steering Committee des österreichischen Global-Compact-Netzwerks vertreten. Ziel des seit 2009 bestehenden Lenkungskreises ist die Evaluierung vergangener und die Planung zukünftiger Aktivitäten des österreichischen UNGC-Netzwerks.

• GRI-Indikator: Unterstützung externer Initiativen (G4-15)

Mitgliedschaften in Verbänden und Interessengruppen

Die EVN ist Mitglied in zahlreichen branchenrelevanten Organisationen und Verbänden.

• GRI-Indikator: Mitgliedschaft in Verbänden und Interessengruppen (G4-16)

• Für eine detaillierte Auflistung der Mitgliedschaften der EVN siehe www.evn.at/EVN-Group/Verantwortung/CSRStrategie/ Content.aspx.